El onboarding de los nuevos empleados sigue siendo un tema recurrente e importante para las organizaciones, sobre todo en el mercado laboral actual, en el que apremia la formación sobre los distintos aspectos de la empresa para estar operativo y en el que el trabajo a distancia es una práctica cada vez más habitual. El proceso de contratación es largo y caro, por lo que es fundamental no echar por la borda todo ese tiempo, esfuerzo y coste con una experiencia de onboarding que deje fría o desmotivada a la persona e incluso pueda llegar a arrepentirse desde el primer día de la decisión tomada. Generar ese sentimiento de pertenencia y conexión con los compañeros es mucho más difícil de alcanzar cuando hay menos o a veces ninguna, interacción presencial. Un programa de onboarding eficaz obtiene el resultado deseado cuando consigue que los empleados aporten lo mejor de sí mismos al trabajo, con un estado de ánimo que dé rienda suelta a su autoexpresión y a su entusiasmo por seguir explorando y aprendiendo.

Cuando empezar

A lo largo de la fase de atracción y contratación del empleado, se establecen las expectativas, y el candidato empieza a hacerse una idea de la cultura y los valores de la organización y de cómo podría ser trabajar en ella. Se cuestiona y evalúa continuamente si será una buena opción, se pregunta si estará contento allí y si es un lugar en el que cree que podrán prosperar, desarrollar sus habilidades y su carrera, y al mismo tiempo hacer una valiosa contribución al desarrollo de la empresa. El estímulo que le está envolviendo durante esta etapa debe continuar hasta el momento en que se incorpore y seguir en las posteriores. Tiene que empezar su nuevo papel con la confianza de que han tomado la determinación correcta, listo para aceptar el nuevo reto, encajar con sus compañeros y contribuir desde el principio.

Existe un debate sobre cuando debe comenzar el onboarding, que oscila entre el momento en que el candidato acepta la oferta de trabajo hasta el día en que empieza a trabajar. Muchas organizaciones creen que ésta sería la opción ideal, pero cada vez son más las que aprecian las ventajas de comenzar la experiencia mucho antes, cuando el candidato firma la oferta de empleo y devuelve el contrato, ya que es cuando se despierta más entusiasmo en el empleado, y no debemos olvidar la importancia de esta emoción en la toma de decisiones. Sobre todo, cuando existe la oportunidad de responder, reforzar y alentar esas emociones: «Sí, estaré a gusto aquí. Sí, he tomado la decisión correcta».

La importancia de un buen onboarding

Una investigación de Glassdoor ha demostrado que un buen onboarding de los empleados puede aumentar la retención hasta un 82% y la productividad en más de un 70%. Sin embargo, una encuesta de Gallup reveló que sólo el 12% de los empleados estaba completamente convencido de que su organización hacía un gran trabajo con el proceso de incorporación. Estas cifras demuestran por sí solas que las organizaciones pueden mejorar. Es importante que las empresas analicen su onboarding, comprueben sus procesos y pidan la opinión de los nuevos empleados de forma periódica. Evaluar lo que funciona y lo que no es la clave del éxito, y los resultados pueden sorprenderte.

Tradicionalmente, el onboarding se ha centrado en el proceso en sí y no en la conexión humana y emocional. Los empleados esperan que el equipamiento informático y el acceso al correo electrónico estén listos para cuando lleguen, intuyen un montón de formularios que rellenar y devolver a RRHH, un PowerPoint de resumen y quizás algún que otro vídeo corporativo. Los que pueden entender, absorber y conectar fácilmente con la información esencial de la empresa en esos primeros días son, obviamente, más propensos a ser antes más productivos, lo que significa que se sentirán mejor sobre su posición y conocimiento en su nuevo rol. Sin embargo, incluso cuando el contenido de su onboarding fuera el mejor, si se ejecuta mal o deja al empleado abrumado o sobrecargado de información, es probable que se desmotive y podría desinteresarse desde el principio.

El onboarding debe ser mucho más que un simple proceso. Tenemos que crear una experiencia emocional para la persona: una que le ayude a conectar realmente con la organización, le entusiasme, le haga sentirse orgulloso de formar parte de ella, se sienta valorado y estimulado para sacar lo mejor de sus cualidades, le prepare para el camino que tiene por delante y le anime a querer contarle a los demás lo buena que es. En otras palabras, se trata de vigorizarlos. Es esta conexión emocional la que estimulará su motivación, responsabilidad y participación, impulsando su futuro compromiso y rendimiento.

El equilibrio de un Onboarding eficaz

Baek y Bramwell, de la Universidad de Cornell, realizaron una investigación sobre cómo medir la eficacia del proceso de incorporación (Onboarding Effectiveness). Llegaron a la conclusión de que una de las mejores medidas de una experiencia de onboarding eficaz era el «tiempo para la productividad». Lo definieron como el tiempo que tarda un nuevo empleado en alcanzar la plena productividad en el contexto de su función. Para que esto ocurra, el nuevo empleado debe tener una experiencia de incorporación estructurada, con resultados específicamente definidos, y una experiencia que le resulte atractiva. Al final del onboarding, los empleados deben haber alcanzado cuatro objetivos claros para tener más posibilidades de éxito (Baur): claridad de su puesto, autoeficacia, integración social y conocimiento de la cultura organizativa.

na parte fundamental de «Time to Proficiency» es el contexto de cada trabajo (entender la cultura de la empresa, los clientes, productos y servicios y las relaciones con los compañeros). Esto marca la pauta para el contenido del trabajo (trabajo significativo, tareas adecuadas a las habilidades, trabajo en equipo, comunicaciones) que son las experiencias cognitivas que darán forma a tus creencias, percepciones y actitudes. Si la realidad de estas experiencias sobre el contenido no está a la altura de las expectativas creadas en torno al contexto, se produce una disonancia cognitiva que dificulta la creación de esa conexión vital tanto emocional como humana.

Un sentido vital de pertenencia

Crear una experiencia de onboarding que tenga un impacto real, sea coherente, valiosa y agradable puede parecer una hazaña imposible, especialmente con la complicación añadida de tener que ofrecerla de forma que sea accesible para una serie de prácticas, funciones o entornos de trabajo.

Todos hemos sido testigos de cómo la tecnología ha ayudado a las personas durante la pandemia, ya que cuando se pidió a los empleados que trabajaran desde casa, la tecnología permitió a los equipos mantenerse conectados. Sin herramientas como Microsoft Teams y Zoom, trabajar con eficacia habría sido increíblemente difícil, si no imposible. La tecnología también puede utilizarse para desempeñar un papel importante en la incorporación de los empleados a la empresa, con el fin de impulsar la calidad de la experiencia, que es tan importante independientemente del lugar en el que se encuentren. En un mundo en el que la personalización y la diferenciación no solo se buscan, sino que ahora se esperan por parte de los individuos, existe la oportunidad de crear algo que sea un verdadero reflejo de su cultura y sus valores, causando un impacto en los nuevos empleados o candidatos y haciéndoles sentir que realmente han tomado la decisión correcta respecto a otras ofertas de trabajo.

Combinando la accesibilidad y la facilidad de uso, y comprendiendo realmente las motivaciones, necesidades y expectativas del usuario, se crea una experiencia que se construye para evocar una emoción memorable y valiosa en el individuo. Puede empezar por ayudar a las relaciones y conexiones personales esenciales con los compañeros, independientemente de su lugar de residencia, y fomentar el trabajo en equipo, la colaboración y el intercambio de experiencias, creando así un mayor sentido de pertenencia. Por lo tanto, al estimular sus emociones durante el proceso del onboarding, se reduce el riesgo de que abandonen el trabajo, se consigue que sean productivos y contribuyan más rápidamente, ayudándoles a sentirse cómodos y una parte integrante de la organización, y convirtiéndose en tu mejor representante.

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