La implantación del teletrabajo sigue creciendo, con tecnología que permite a los empleados conciliar la vida personal y su compromiso laboral. ¿Cómo pueden las empresas prepararse para cumplir con las expectativas y adaptarse a una forma de trabajo cada vez más en remoto?
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El trabajo tradicional ha cambiado drásticamente en la última década, y parece estar encaminado hacia un cambio aún mayor: el horario flexible ha reemplazado la clásica jornada de 9 a 6; la formación virtual está ganando la partida a los típicos cursos presenciales de capacitación; y los equipos que trabajan desde casa están aumentando. Existen múltiples evidencias de que las empresas están invirtiendo para responder a las expectativas y demandas de los trabajadores actuales con espacios de oficina más cómodos, versátiles, sostenibles y estimulantes, y con potentes plataformas de aprendizaje on-line. Pero ¿qué procesos internos necesitamos actualizar para que encajen a la perfección con las nuevas prácticas? Sin duda, debemos tener en cuenta a los empleados que trabajan desde casa y apostar por su desarrollo profesional. Durante muchos años, las empresas han establecido planes de desarrollo profesional para los trabajadores, pero estos enfoques casi nunca se adaptan a las necesidades de los empleados que teletrabajan. Con demasiada frecuencia, las personas encargadas no caen en la cuenta o centran toda su atención en garantizar la productividad en lugar de potenciar el crecimiento de las personas.
Si se tuviera que actualizar el diseño de estos programas, teniendo en cuenta a los empleados que teletrabajan sería muy valioso incorporar enfoques fundamentados en las ciencias del comportamiento para comprender mejor a los empleados y crear un plan centrado en ellos.
El objetivo de las ciencias del comportamiento es el estudio empírico de la conducta humana. Enfatiza cómo las personas son únicas y, por lo tanto, deben entenderse de manera diferente, cómo importa el contexto y nos guía hacia la adopción de nuevos comportamientos positivos. Puede decirnos qué funciona y qué no, es decir, nos puede ayudar a diseñar soluciones que generen el cambio deseado.
Las ciencias del comportamiento también han experimentado una transformación radical en los últimos años. A través de la tecnología, ahora podemos obtener mucha más información y comprensión sobre las características individuales, los hábitos, las motivaciones, los impulsos (o el fenotipo conductual en general) y, gracias a ello, podemos optimizar nuestras intervenciones. El diseño conductual, en definitiva, traduce los hallazgos de los estudios conductuales en productos y servicios efectivos.
Entonces, ¿cómo aplicar esta teoría en el contexto de los planes virtuales de desarrollo profesional diseñados para los empleados que teletrabajan? Veamos.
Cualquier plan general o ampliamente aplicable debe ofrecer múltiples opciones a los empleados. Una gran posibilidad de elección permite a los trabajadores en remoto sentir la propuesta como propia, y percibir que es una experiencia personalizada y única. Además, la posibilidad de elegir libremente la meta que se desea alcanzar aumentará su impulso y motivación intrínseca hacia el objetivo final.
La teoría indica que los objetivos deben alcanzarse a través de diversas acciones, en lugar de solo mostrar un camino como si fuera la única opción de lograr un resultado positivo. Para empezar, puede ser tan simple como establecer un objetivo como «mejorar las habilidades relacionadas con mi rol» para un plan virtual de desarrollo profesional.
Más que definir el logro únicamente a través de acciones basadas en la presencialidad o las labores de oficina, la idea es permitir una mayor autodeterminación, es decir, que los empleados puedan demostrar su progreso y su capacidad de autogestión de múltiples formas. De esta manera, sentirán que las metas están a su alcance.
A su vez, también es necesario establecer algunos parámetros que sean útiles y beneficiosos para los empleados. El plan virtual de desarrollo profesional debe ser claro y estar respaldado por información e instrucciones suficientes para que el empleado comprenda rápidamente cómo realizar las acciones o comportamientos necesarios para lograr el objetivo que se ha marcado. La teoría de la ciencia del comportamiento explica que especificar la frecuencia, duración, intensidad y contexto de una acción hace que sea más fácil de lograr o replicar. Por ejemplo, para el objetivo «mejorar las habilidades relacionadas con mi rol», un comportamiento asociado sería llevar a cabo un curso de experto de 40 horas. Este comportamiento se puede dividir en acciones más pequeñas para que sea más fácil de completar. Gracias a ello, el objetivo general se convierte un objetivo claro y muy específico con acciones tangibles y comprobables como, por ejemplo, la siguiente: el empleado cada día hábil entre las 3 p.m. y las 5 p.m. durante 4 semanas ha accedido al plan de desarrollo en línea y ha completado los diferentes módulos del curso experto que ha elegido.
Dentro del plan, es muy recomendable incorporar elementos gamificados para reforzar el compromiso, como por ejemplo, incluir un botón seleccionable. Este elemento transmitirá a los empleados una sensación de logro cuando finalmente lo presionen o lo marquen. Suena simple, pero puede ser altamente efectivo. Las investigaciones indican que un compromiso explícito (“quiero marcar como “hechas” las cosas de mi lista de tareas”) aumenta la probabilidad de que los usuarios completen su objetivo.
Como comentábamos, las instrucciones claras o las casillas de verificación ayudan a mantener a las personas en el camino correcto. Especialmente cuando se trabaja de forma remota, ya que permite a los empleados realizar tareas y acciones de forma autónoma, sabiendo en todo momento cómo deben continuar.
Los estudios realizados sobre los planes de desarrollo profesional han hallado que, en general, los empleados prefieren recibir apoyo práctico de la empresa. Con ello nos referimos a que desean que la compañía les proporcione los recursos y el contenido necesarios para llevar a cabo las acciones marcadas con el fin lograr el objetivo que han elegido.
Sin embargo, es importante que las empresas logren el equilibrio, que proporcionen información y recursos sin saturar a los empleados. Los usuarios de extensos cursos de formación on-line a menudo comentan que no saben por dónde empezar cuando hay tanta información disponible para ellos. En lugar de grandes cantidades de información, es más valioso proporcionar caminos claros que los empleados puedan seguir, especialmente para aquellos que se sientan frente a sus escritorios desde casa.
Además de tener los materiales al alcance de la mano, poder contar con mentores o asesores en línea también facilita que los empleados logren su objetivo de manera efectiva y eficiente. Saber que tienen a alguien designado al que pueden dirigirse con preguntas sobre su progreso ayuda a los empleados a sentirse cómodos dentro de su plan. Esto es particularmente útil para los empleados que teletrabajan, que no pueden simplemente darse la vuelta y hacerle una pregunta a un compañero.
Los empleados también valoran el apoyo de sus compañeros de equipo y de trabajo durante su desarrollo. La investigación respalda la inclusión de áreas sociales virtuales para empleados que trabajan desde casa y su efectividad para reforzar el reconocimiento y la retroalimentación. Con una línea de tiempo o un elemento de “muro”, similar a los de las plataformas de las redes sociales, los empleados pueden publicar sus logros y sus compañeros pueden aplaudir su progreso y celebrar dichos logros. Volver a leer la historia del muro puede ayudar a aumentar la autoestima y la autoeficacia de los empleados que trabajan a distancia, especialmente cuando se sienten abrumados o desconectados emocionalmente.
Estos entornos en línea permiten establecer y fortalecer las relaciones entre los empleados que trabajan a distancia cada día, reforzando y creando una identidad grupal. Estos contextos también facilitan la transmisión del conocimiento informal. Los estudios demuestran que la innovación y el compromiso florecen cuando los empleados tienen la capacidad de participar libremente en «grupos de interés» o equipos de trabajo similares.
Cualquier plan de desarrollo profesional debe incluir que el empleado reciba comentarios positivos de los responsables o gerentes, ya que evita que el trabajador se sienta demasiado analizado o controlado. El feedback o retroalimentación debe ser equilibrado y el propósito debe ser reforzar el progreso del empleado. Si un trabajador se encuentra en su hogar o está alejado del equipo, la retroalimentación a veces puede ser la ocasión principal en la que el empleado tiene contacto con su gerente o equipo de trabajo, haciendo que el contexto del feedback sea aún más valioso. Asegúrese de que a lo largo del plan los empleados que teletrabajan reciben su retroalimentación con frecuencia y en una variedad de contextos.
Como parte de esas diferentes oportunidades de retroalimentación, la autoevaluación también se puede incluir como un estímulo para que el empleado registre y monitoree sus propios comportamientos y progresos.
Cabe señalar que múltiples estudios muestran cómo las personas reaccionan de manera diferente al automonitoreo. Según los datos, algunos empleados pueden dejar de participar porque su motivación disminuye cuando perciben sus resultados como negativos. Esto se puede evitar mediante el «replanteamiento» o “reencuadre”. Una técnica conductual que asegura que, ante un feedback negativo, la persona realiza una interpretación correcta de la situación y que reacciona de manera constructiva.
Por ejemplo, «Obtuviste 4/10 preguntas correctas y, por lo tanto, no has aprobado este módulo. Lo sentimos mucho. Es importante que sepas que este módulo es uno de los más complicados del curso, es muy difícil superarlo a la primera, por ello te animamos a revisar de nuevo el contenido y algunos de los enlaces de lectura y a realizar nuevamente la prueba. ¡Sabemos que puedes hacerlo!» Este tipo de mensajes evita que los empleados asocien sus resultados con sentimientos de fracaso intenso y desmotivación. Crear un espacio seguro para crecer y fracasar es sumamente importante en cualquier empresa, y se puede proporcionar fácilmente a través de soluciones digitales, ya que generan un espacio “seguro” y más alejado de la «realidad».
Cada vez que se le pide a una persona que lleve a cabo comportamientos o pase a la acción, debemos reconocer cada uno de los pasos que da para lograr su objetivo. Los expertos en cambio conductual enfatizan la importancia de reforzar tanto los pasos dados hacia el hito como el momento en que el usuario completa el objetivo. Con la ayuda de la tecnología, este refuerzo puede llegar a los empleados que trabajan desde casa en tiempo real.
La investigación sobre cambio conductual a menudo aconseja la introducción de indicaciones y estímulos que fomenten la acción. Por ejemplo, las notificaciones o avisos automáticos pueden ser efectivos porque nos recuerdan que debemos realizar el comportamiento en el momento adecuado. Del mismo modo, al realizar el comportamiento repetidamente, se termina creando un hábito. Sin embargo, las ciencias del comportamiento ilustran que el hábito trae habituación, lo que puede hacer que el empleado se aburra y abandone la experiencia. Mantener el compromiso y el vínculo a largo plazo de la propuesta requiere que el plan de desarrollo profesional en línea incluya tareas graduales y desafíos cambiantes o crecientes. Es muy importante comenzar con tareas que sean fáciles de realizar, haciéndolas cada vez más difíciles, pero alcanzables, hasta que finalmente se alcance el resultado.
Con todas estas estrategias y técnicas conductuales, podemos diseñar un plan de desarrollo profesional (adecuado para las necesidades de los empleados que teletrabajan, de empleados autónomos que están en remoto o perfiles similares) sin que sea necesario una dedicación intensiva y sin que sea necesario tener que hacer grandes ajustes y adaptaciones para que sea aplicable en toda la empresa. Los planes basados en evidencia científica ofrecen oportunidades reales de crecimiento a los empleados y esto reportará, a su vez, una mayor productividad de la compañía. Las ciencias del comportamiento, solo por su nombre, pueden sonar desalentadoras cuando todo lo que se necesita es una solución rápida o una victoria fácil. Pero en realidad, se trata de comprender a la audiencia, a las personas con las que intenta conectar y con las que desea que obtener grandes resultados.
Sin duda, hemos recorrido un largo camino, desde esperar que los empleados lleven a cabo acciones o comportamientos «porque yo lo digo». Hasta considerar el gran poder que hay detrás de un «porque yo quiero». Así mismo, si las oficinas están cambiando, si lo que consideramos que necesita un empleado está cambiando, junto con horarios, rutinas, entornos de trabajo…, tal vez también necesitemos actualizar cómo apoyamos y estructuramos todo eso.
Seguramente estos días has encontrado un montón de post sobre las maneras más eficaces de trabajar desde casa con éxito. Buena iluminación. Espacio despejado y limpio. Estiramientos de vez en cuando. Pero incluso una vez que configuramos nuestro entorno de trabajo respectivo, hacemos listas de tareas y tomamos descansos frecuentes a lo largo del día, es posible que aún falten elementos a tener en cuenta cuando estamos en remoto.
El hecho de que trabajar desde casa no sea un concepto nuevo, no significa que no lo sea para mucha gente. Bien porque son nuevos en el mundo laboral, bien porque sus trabajos anteriores nunca lo requirieron o lo permitieron, hemos contactado con seis personas en diferentes roles y ocupaciones que son nuevos en el teletrabajo. A pesar de que las circunstancias de todos son únicas, compartieron algunos retos comunes que pueden ser significativos también para ti.
Tenemos cientos de herramientas de comunicación digital al alcance de la mano para mantenernos todos conectados. Facebook, Teams, Zoom, Skype, Google Meet: la lista es interminable. Algunas compañías incluso tienen varias para los empleados. Entonces, ¿por qué la comunicación y la colaboración son los principales problemas para los trabajadores en remoto? Probablemente es por cómo las usamos. Esto es algo que quedó reflejado en nuestras entrevistas, ya que cinco de los seis interlocutores declararon que, a pesar de sentirse conectados con sus equipos, era difícil mantenerse así durante todo el día. Se observó específicamente que se hace mucho más complicado calibrar el estado de ánimo o el tono de alguien, lo que afecta a la forma en que las personas se sienten capaces de contactar a sus colegas.
“Me siento menos conectado con mi equipo debido a la falta de interacción humana”
La cuestión de mejorar la facilidad de comunicación y colaboración puede ser abordado por las empresas estableciendo las mejores prácticas con sus herramientas de comunicación a elegir. ¿Por dónde deberían chatear los empleados? ¿Dónde pueden sentirse más cómodos compartiendo un meme, un video o una anécdota divertida? ¿Cuál es el mejor medio para obtener feedbacks o entablar conversaciones de alto nivel? Muy pocas herramientas pueden hacerlo todo a menos que estén específicamente diseñadas con equipos remotos o comunicación asíncrona.
Con independencia de la edad, cuando se empieza en un trabajo nuevo, la interacción puede influir en la sensación de felicidad o adaptación. Generalmente, las oficinas organizan encuentros para tomar algo con los nuevos empleados, desayunos los viernes u oportunidades similares para generar la unión de equipos. Esto es lo primero que se pierde cuando se trabaja desde casa. Todos nuestros encuestados mencionaron que se quedaron sin algunos aspectos sociales desde que se trasladaron al teletrabajo, ya sea poder hablar sobre un problema o pregunta o incluso simplemente contar chistes. Si está comenzando en un trabajo remoto, puede ser difícil encontrar las formas de vincular o entender al equipo con el que necesita colaborar y conectarse. ¿Cómo evitar que las conexiones y los lazos del equipo se desmoronen una vez que todos hayan tenido que pasarse al trabajo remoto? Es una pregunta muy importante para la gente hoy en día, especialmente en un momento en que las empresas necesitan que su gente tire del carro más que nunca.
“Me estoy perdiendo los chistes o los comentarios espontáneos en voz alta que provocan chorros de creatividad en un entorno colaborativo”
Todos necesitamos un empujón. Al construir nuestras soluciones, primero nos esforzamos para entender bien los perfiles de los usuarios que adoptarán la solución y luego establecemos qué empujones o estímulos pueden necesitar para realizar el trabajo necesario, lo que aumenta la motivación y la productividad. Es aquí donde usamos el diseño del juego para implementar la mecánica más efectiva para crear estos empujones. Los bucles de actividad que proporcionan un aviso o una llamada a la acción seguida de alguna forma de retroalimentación son una manera sencilla de mantener a las personas comprometidas. Por ejemplo, la llamada a la acción podría ser un recordatorio para comunicarse con alguien con quien no ha hablado en mucho tiempo. La retroalimentación vendría en la forma de la conversación que luego se tiene. O bien, esta llamada a la acción podría ser un nuevo objetivo establecido en una tarea que se deben completar. En este caso, la retroalimentación podría venir a través de marcadores de progreso o reconocimiento dentro del equipo.
La mayoría de las empresas están bien equipadas con las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente para reuniones, actualizaciones y seguimientos, pero ¿qué pasa con las herramientas de gestión de proyectos? Las personas que comienzan a trabajar desde casa pueden sentirse rápidamente desconectadas del ruido habitual de la oficina o percibir que su día ha sido improductivo incluso cuando están llenas de llamadas. Ayudar a las personas a advertir que están logrando algo es vital para mantener la motivación y, en consecuencia, la productividad. Si bien muchos de nosotros vemos la flexibilidad como el principal beneficio del trabajo remoto, la otra cara es, si todos son flexibles, ¿cómo asegurar que los horarios y las necesidades coincidan? Sentir que todos están en la misma página puede ser difícil cuando se pierde de vista lo que los demás están haciendo. Algo que algunos de nuestros encuestados recogieron fue la falta de gestión de proyectos y herramientas de trabajo colaborativo para aliviar la situación y mejorar la motivación y el impulso para el trabajo en equipo.
Pensar “fuera de la caja” y utilizar herramientas que fomentan la retroalimentación, el reconocimiento y ayudan a rastrear el progreso pueden aliviar las dificultades que existen en torno a los proyectos de colaboración. Esto puede verse como listas colaborativas de tareas pendientes, líneas de tiempo virtuales, barras de progreso o avisos de notificación a los gerentes. Las plataformas y soluciones se pueden diseñar para ayudar a todos a mantenerse al día entre sí y en el camino con lo que se debe hacer, así como a apoyar la necesidad social de interacción. Cuando se combina con un esfuerzo más consciente para actualizarse entre sí, incluso con cosas no específicas del trabajo, tiene efectos positivos, ya que ayudará a sumergir el flujo natural de actividad que ocurre en la oficina, en el entorno online.
“El aislamiento es un problema porque la oficina actúa como un espacio social, por lo que perder esta ventaja tiene consecuencias”
Tenemos el beneficio de la tecnología para ayudarnos a afrontar estos desafíos, pero es vital colocar a las personas en el centro de todo. Usuarios que se sentirán solos incluso con 101 herramientas digitales a su disposición, usuarios que se sentirán desconectados de su productividad y rutina habituales. La comunicación laboral debe ser funcional para mantener la productividad y el rendimiento general, pero es más que solamente «dar un toque” para consultas de trabajo. Todos podemos mejorar haciendo un esfuerzo por estar ahí para los demás. Comunicación más significativa y productiva, encontrando más áreas de colaboración, ayudando en el desarrollo y la motivación de los empleados. Sin embargo, también encontramos el argumento de que las empresas podrían estar invirtiendo en estructuras y herramientas digitales que empoderarán y permitirán a sus empleados ser lo mejor de sí mismos, estén donde estén trabajando. Dejando a un lado las circunstancias actuales, si el teletrabajo está aquí para quedarse, se deben implementar prácticas y enfoques para ayudar a los empleados a trabajar de forma remota, no aislado.
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