Seguramente estos días has encontrado un montón de post sobre las maneras más eficaces de trabajar desde casa con éxito. Buena iluminación. Espacio despejado y limpio. Estiramientos de vez en cuando. Pero incluso una vez que configuramos nuestro entorno de trabajo respectivo, hacemos listas de tareas y tomamos descansos frecuentes a lo largo del día, es posible que aún falten elementos a tener en cuenta cuando estamos en remoto.

El hecho de que trabajar desde casa no sea un concepto nuevo, no significa que no lo sea para mucha gente. Bien porque son nuevos en el mundo laboral, bien porque sus trabajos anteriores nunca lo requirieron o lo permitieron, hemos contactado con seis personas en diferentes roles y ocupaciones que son nuevos en el teletrabajo. A pesar de que las circunstancias de todos son únicas, compartieron algunos retos comunes que pueden ser significativos también para ti.

Conexión humana, comunicación y colaboración

Tenemos cientos de herramientas de comunicación digital al alcance de la mano para mantenernos todos conectados. Facebook, Teams, Zoom, Skype, Google Meet: la lista es interminable. Algunas compañías incluso tienen varias para los empleados. Entonces, ¿por qué la comunicación y la colaboración son los principales problemas para los trabajadores en remoto? Probablemente es por cómo las usamos. Esto es algo que quedó reflejado en nuestras entrevistas, ya que cinco de los seis interlocutores declararon que, a pesar de sentirse conectados con sus equipos, era difícil mantenerse así durante todo el día. Se observó específicamente que se hace mucho más complicado calibrar el estado de ánimo o el tono de alguien, lo que afecta a la forma en que las personas se sienten capaces de contactar a sus colegas.

“Me siento menos conectado con mi equipo debido a la falta de interacción humana”

La cuestión de mejorar la facilidad de comunicación y colaboración puede ser abordado por las empresas estableciendo las mejores prácticas con sus herramientas de comunicación a elegir. ¿Por dónde deberían chatear los empleados? ¿Dónde pueden sentirse más cómodos compartiendo un meme, un video o una anécdota divertida? ¿Cuál es el mejor medio para obtener feedbacks o entablar conversaciones de alto nivel? Muy pocas herramientas pueden hacerlo todo a menos que estén específicamente diseñadas con equipos remotos o comunicación asíncrona.

Con independencia de la edad, cuando se empieza en un trabajo nuevo, la interacción puede influir en la sensación de felicidad o adaptación. Generalmente, las oficinas organizan encuentros para tomar algo con los nuevos empleados, desayunos los viernes u oportunidades similares para generar la unión de equipos. Esto es lo primero que se pierde cuando se trabaja desde casa. Todos nuestros encuestados mencionaron que se quedaron sin algunos aspectos sociales desde que se trasladaron al teletrabajo, ya sea poder hablar sobre un problema o pregunta o incluso simplemente contar chistes. Si está comenzando en un trabajo remoto, puede ser difícil encontrar las formas de vincular o entender al equipo con el que necesita colaborar y conectarse. ¿Cómo evitar que las conexiones y los lazos del equipo se desmoronen una vez que todos hayan tenido que pasarse al trabajo remoto? Es una pregunta muy importante para la gente hoy en día, especialmente en un momento en que las empresas necesitan que su gente tire del carro más que nunca.

“Me estoy perdiendo los chistes o los comentarios espontáneos en voz alta que provocan chorros de creatividad en un entorno colaborativo”

Todos necesitamos un empujón. Al construir nuestras soluciones, primero nos esforzamos para entender bien los perfiles de los usuarios que adoptarán la solución y luego establecemos qué empujones o estímulos pueden necesitar para realizar el trabajo necesario, lo que aumenta la motivación y la productividad. Es aquí donde usamos el diseño del juego para implementar la mecánica más efectiva para crear estos empujones. Los bucles de actividad que proporcionan un aviso o una llamada a la acción seguida de alguna forma de retroalimentación son una manera sencilla de mantener a las personas comprometidas. Por ejemplo, la llamada a la acción podría ser un recordatorio para comunicarse con alguien con quien no ha hablado en mucho tiempo. La retroalimentación vendría en la forma de la conversación que luego se tiene. O bien, esta llamada a la acción podría ser un nuevo objetivo establecido en una tarea que se deben completar. En este caso, la retroalimentación podría venir a través de marcadores de progreso o reconocimiento dentro del equipo.

Mantenerse en el camino

La mayoría de las empresas están bien equipadas con las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente para reuniones, actualizaciones y seguimientos, pero ¿qué pasa con las herramientas de gestión de proyectos? Las personas que comienzan a trabajar desde casa pueden sentirse rápidamente desconectadas del ruido habitual de la oficina o percibir que su día ha sido improductivo incluso cuando están llenas de llamadas. Ayudar a las personas a advertir que están logrando algo es vital para mantener la motivación y, en consecuencia, la productividad. Si bien muchos de nosotros vemos la flexibilidad como el principal beneficio del trabajo remoto, la otra cara es, si todos son flexibles, ¿cómo asegurar que los horarios y las necesidades coincidan? Sentir que todos están en la misma página puede ser difícil cuando se pierde de vista lo que los demás están haciendo. Algo que algunos de nuestros encuestados recogieron fue la falta de gestión de proyectos y herramientas de trabajo colaborativo para aliviar la situación y mejorar la motivación y el impulso para el trabajo en equipo.

Pensar “fuera de la caja” y utilizar herramientas que fomentan la retroalimentación, el reconocimiento y ayudan a rastrear el progreso pueden aliviar las dificultades que existen en torno a los proyectos de colaboración. Esto puede verse como listas colaborativas de tareas pendientes, líneas de tiempo virtuales, barras de progreso o avisos de notificación a los gerentes. Las plataformas y soluciones se pueden diseñar para ayudar a todos a mantenerse al día entre sí y en el camino con lo que se debe hacer, así como a apoyar la necesidad social de interacción. Cuando se combina con un esfuerzo más consciente para actualizarse entre sí, incluso con cosas no específicas del trabajo, tiene efectos positivos, ya que ayudará a sumergir el flujo natural de actividad que ocurre en la oficina, en el entorno online.

“El aislamiento es un problema porque la oficina actúa como un espacio social, por lo que perder esta ventaja tiene consecuencias”

Tenemos el beneficio de la tecnología para ayudarnos a afrontar estos desafíos, pero es vital colocar a las personas en el centro de todo. Usuarios que se sentirán solos incluso con 101 herramientas digitales a su disposición, usuarios que se sentirán desconectados de su productividad y rutina habituales. La comunicación laboral debe ser funcional para mantener la productividad y el rendimiento general, pero es más que solamente “dar un toque” para consultas de trabajo. Todos podemos mejorar haciendo un esfuerzo por estar ahí para los demás. Comunicación más significativa y productiva, encontrando más áreas de colaboración, ayudando en el desarrollo y la motivación de los empleados. Sin embargo, también encontramos el argumento de que las empresas podrían estar invirtiendo en estructuras y herramientas digitales que empoderarán y permitirán a sus empleados ser lo mejor de sí mismos, estén donde estén trabajando. Dejando a un lado las circunstancias actuales, si el teletrabajo está aquí para quedarse, se deben implementar prácticas y enfoques para ayudar a los empleados a trabajar de forma remota, no aislado.